Reunir al personal, coordinar temas, planificar la exposición y no perderse en el intento, parece ser todo un desafío para quienes buscan concretar este tipo de encuentros.Largas, tediosas y aburridas. Así definen muchos profesionales las recurrentes reuniones de trabajo, esas reuniones creadas originalmente para discutir ideas y concretar planes de acción, más de una vez, terminan siendo una verdadera pérdida de tiempo. Las reuniones de trabajo debieran cumplir el papel para lo que fueron hechas: informar al equipo de lo que está ocurriendo en la empresa o los objetivos que se piensan concretar para revertir situaciones adversas. Sin embargo, en muchas ocasiones, terminan convirtiéndose en una molestia tanto para quien la organizó, como para quienes debieron asistir.Esto ocurre, porque la mayoría de las veces, no se toman las precauciones necesarias para evitar que estos encuentros se desvíen de los temas centrales por los que fueron convocados, y se conviertan en la instancia para discutir las actitudes que molestan de los compañeros o los grandes éxitos del jefe. Para que eso no suceda, a continuación, los pasos que se deben tener presentes si se pretende organizar una reunión de trabajo precisa, dinámica y exitosa: a. Planifique el encuentro e informe al equipo. Una de las primeras consideraciones que se deben tener en cuenta si se pretende efectuar una reunión de trabajo, es la de informar con anticipación la realización de ésta. Para ello, es importante que quienes vayan a asistir sean contactados individualmente, por ejemplo a través de un e-mail, que contenga el día, la hora y los temas que se discutirán. “El error más grande es llegar a una reunión de trabajo sin una planificación, y reunir personas que no tengan interés ni tiempo para escuchar lo que tienen que decir los demás.b. Exija la puntualidad de los asistentes. Una vez enviada la notificación es necesario recalcar la puntualidad de llegada al evento, ya que así será posible discutir los temas agendados, sin extender demasiado la reunión.c. Elabore una agenda de contenidos con los temas a tratar. Contar con una agenda de contenidos es fundamental en las reuniones de trabajo. Si se informa con anticipación los temas que se discutirán, los asistentes llegarán más preparados al encuentro y con distintas ideas para proponer. d. Acote los temas según lo agendado.Acotar los temas es una de las reglas básicas. “Es muy fácil que el tema se desvíe y se introduzcan dentro de la discusión otros asuntos que no forman parte de la agenda. Si esto sucediera, quien dirige la reunión debe determinar si es un tema que pueda verse en el punto de asuntos varios o bien, requiere que se incluya en otra reunión posterior. e. Maneje la reunión de manera positiva. La reunión de trabajo debe ser una instancia de discusión positiva y no un encuentro de trabajadores aburridos, molestos y desmotivados. Un buen expositor sabe identificar cuándo la audiencia necesita relajarse un poco, distenderse, concentrarse, cuando se sienten incómodos, y cuándo es el momento de hacer un break. Por eso es bueno que el moderador “sea algo histriónico, ya que una persona que juega con la voz, que tiene una voz fuerte, y que gesticula, tiende a captar mejor la atención de la gente que una persona que se limita a leer en voz alta.f. Evite los monólogos. Que la reunión sea efectiva, dinámica y rápida dependerá en gran medida del expositor. Evite caer en el exceso de protagonismo y en los recurrentes monólogos, para ello, deberá tener pleno conocimiento de las inquietudes de los asistentes, pautadas con anterioridad, y evitar ser agresivo al momento de exponer y obstinarse con sus propias ideas, sin considerar la opinión de los demás.g. Prevenga la formación de bandos entre los asistentes. En medio de la discusión y el intercambio de visiones, es necesario que el expositor mantenga una postura colectiva, evitando los bandos. Los temas son de relevancia para todos los asistentes, por lo que agruparse para defender o rebatir una medida, será perjudicial para el avance y dinamismo de la reunión. h. Tome nota de los temas tratados en la reunión. Finalmente, será primordial tomar nota de los temas discutidos en la reunión, ya que, de esta forma, se podrá recordar, jerarquizar y llevar a cabo los planes y medidas propuestas y aceptadas por los asistentes. Que el expositor tome nota, demuestra además, un interés hacia los asistentes, quienes sentirán que fueron tomados en cuenta y que la reunión valió la pena. Alejandro R. Bogado